Veelgestelde vragen over het CVS

• Vragen over (deels) niet aanwezig kunnen zijn
• Vragen over een hotel(reservering)
• Vragen over de presentaties
• Vragen over papers
• Vragen over de prijzen

Vragen over (deels) niet aanwezig kunnen zijn

Ik kan maar één dag op het CVS komen. Kunnen jullie daarmee rekening houden in het programma?
Medio september wordt het programma van het CVS gemaakt en worden alle papers ingedeeld in de sessies. Mocht je dan al weten dat je een van beide dagen niet aanwezig kunt zijn, laat dat ons dan weten (via info{AT}cvs-congres.nl) . We proberen hier dan rekening mee te houden bij het indelen van het paper, maar kunnen niets beloven!
Zie ook de vraag “Ik kan niet aanwezig zijn bij de presentatie van mijn paper en er is ook geen andere auteur aanwezig om de presentatie te geven. Wat nu?”

Ik kan toch niet komen op het CVS of ik kan maar één dag komen. Kan iemand anders in mijn plaats komen?
Je kunt je deelname voor beide dagen aan het CVS kosteloos overdragen aan iemand anders, mits die andere persoon ook auteur is van een CVS-paper van dit jaar. Dit mag een ander CVS-paper zijn dan jouw eigen paper. Laat dit wel zo snel mogelijk (via info{AT}cvs-congres.nl) weten aan het CVS-bestuur.
Het is niet mogelijk om de deelname over te dragen aan iemand die géén auteurs is van een CVS-paper. Het is ook niet mogelijk om zelf één dag te komen en iemand anders de andere dag te laten komen.
Zie ook de vraag “Ik kan niet aanwezig zijn bij de presentatie van mijn paper en er is ook geen andere auteur aanwezig om de presentatie te geven. Wat nu?”

Ik kan toch niet komen op het CVS. Kan ik mijn deelname annuleren?
Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk om kosteloos iemand ander te laten gaan (zie de andere vraag “Kan iemand anders in mijn plaats komen?”). Mocht je je deelname willen annuleren, dan zijn hier tot 6 weken voorafgaand aan het CVS geen kosten aan verbonden en krijg je de eventueel al betaalde deelnamekosten geheel terug. Bij annulering van de deelname tussen 6 en 3 weken voor aanvang van het colloquium wordt 100 euro annuleringskosten in rekening gebracht. Bij annulering binnen 3 weken voor aanvang van het colloquium dienen de volledige deelnamekosten te worden betaald. Laat je annulering dus zo snel mogelijk weten aan het CVS-bestuur (via info{AT}cvs-congres.nl).

Ik kan niet aanwezig zijn bij de presentatie van mijn paper en er is ook geen andere auteur aanwezig om de presentatie te geven. Wat nu?
Neem in dit geval zo snel mogelijk contact op met het bestuur (via info{AT}cvs-congres.nl) om hiervoor een oplossing te zoeken. Indien er geen geschikte presentatie kan worden gegeven, dan vervalt het paper uit het programma.

Ik ben voorzitter van een van de parallelsessies, maar ik kan toch niet aanwezig zijn tijdens die sessie. Wat nu?
Laat dit zo snel mogelijk weten aan het CVS-bestuur (via info{AT}cvs-congres.nl). Het bestuur zorgt ervoor dat er een vervangende voorzitter zal zijn.

Ik kan toch niet bij het diner aanwezig zijn. Wat nu?
Als je je hebt aangemeld voor het diner, maar toch niet aanwezig kunt zijn, dan stellen we het zeer op prijs om ons dat zo spoedig mogelijk te laten weten (via info{AT}cvs-congres.nl of ter plaatse aan een van de bestuursleden). Dit in verband met de reservering van de catering en eventuele verzoeken van andere deelnemers om toch nog aan te schuiven bij het diner.

Ik heb me niet aangemeld voor het diner, maar ik wil toch graag aanwezig zijn bij het diner. Kan dat alsnog?
Laat dit zo snel mogelijk weten (via info{AT}cvs-congres.nl of ter plaatse aan een van de bestuursleden), dan kunnen we kijken of dit nog mogelijk is.

Vragen over een hotel(reservering)

Ik heb een hotelkamer gereserveerd, maar wil die graag annuleren. Kan dat?
Dat ligt er aan. Annuleringen tot 6 weken voor het CVS worden altijd geaccepteerd. Binnen 6 weken voor het CVS is dat afhankelijk van de situatie.

• Het is altijd mogelijk om de kamer over te dragen aan een collega. In dat geval gaan we ervan uit dat er geen andere factuur verzonden hoeft te worden en dat de kosten voor de kamer nog steeds door jou worden betaald. De overdracht van de kamer moet wel zo snel mogelijk worden doorgegeven aan het bestuur zodat zij het hotel op de hoogte kan brengen van de wijzigingen.
• Soms zijn er nog deelnemers die geen kamer hebben gereserveerd, maar daar toch gebruik van zouden willen maken. Indien jouw kamer gebruikt en betaald wordt door een andere CVS-deelnemer, kun je de door jou betaalde kosten voor de kamer terugbetaald krijgen. Dien hiervoor een verzoek in bij de penningmeester van het CVS: penningmeester{AT}cvs-congres.nl.
• Indien de kamer niet door iemand anders wordt gebruikt dan moet de hotelkamer toch worden betaald.
• Informeer in alle gevallen zo snel mogelijk het CVS-bestuur (via info{AT}cvs-congres.nl).

Kan ik in hetzelfde hotel slapen als een andere CVS-deelnemer?
Het CVS-bestuur biedt in sommige jaren meerdere hotels aan. Indien die voor dezelfde prijs worden aangeboden, dan wordt de hotelindeling vooraf door het CVS-bestuur gemaakt. Wensen voor de hotelkamerindeling kunnen tot 3 weken vooraf worden doorgegeven aan het CVS-bestuur (via info{AT}cvs-congres.nl). Let op: het CVS-bestuur kan niet garanderen dat deze wensen ook gehonoreerd worden.
Indien de hotelkamers van de hotels verschillende prijzen kennen, dan heb je bij aanmelding aangegeven in welk hotel je wilt slapen. In dat geval is een verandering van hotel afhankelijk van de beschikbaarheid van kamers en eventuele annuleringskosten voor de andere kamer. Bij een verandering naar een duurdere hotelkamer wordt dit extra bedrag in rekening gebracht bij de deelnemer. Bij een verandering naar een goedkopere hotelkamer, dan kunnen deze lagere kosten in sommige gevallen worden geretourneerd. Neem hiervoor contact op met de penningmeester (penningmeester{AT}cvs-congres.nl).

Ik wil graag toch nog een hotelkamer reserveren. Kan dat?
Laat het CVS-bestuur dit zo snel mogelijk weten. Of het mogelijk is, is afhankelijk van de beschikbaarheid van kamers.

Vragen over de presentaties

Ik heb een filmpje met geluid. Kan ik dat tonen tijdens mijn presentatie?
Ja dan kan, maar let op de volgende punten:

• Filmpjes zijn een veelal een leuke en informatieve aanvulling op de presentatie. We stellen echter wel dat filmpjes samen met de bijbehorende inleiding en toelichting maximaal de helft van de tijd in beslag mogen nemen (dus in totaal maximaal 15 minuten).
• Het is afhankelijk van de beschikbare techniek van de CVS-locatie of er een geluidsinstallatie aanwezig in alle of sommige zalen, laat het altijd voorafgaand aan het CVS weten aan het CVS-bestuur zodat dit gecheckt kan worden of dit aanwezig is in de zaal waar jij moet presenteren.
• Daarnaast weten we uit ervaring dat het belangrijk is om je filmpje en het geluid ruim voor je presentatie te testen op de beschikbare laptop. Doe dit uiterlijk aan het begin van de pauze voorafgaand aan jouw sessie, maar liefst eerder! Laat het direct aan een van de bestuursleden weten indien er problemen zijn. Vaak is er dan nog technische assistentie in te roepen.
• Het CVS-bestuur kan niet garanderen dat er tijdens de presentatie toegang is tot internet, dus zorg ervoor dat het ook werkt zonder internet.

Kan ik de sheets van andere deelnemers ontvangen?
Het CVS heeft geen beschikking over de presentaties van de deelnemers. Neem hiervoor direct contact op met de deelnemer. De contactgegevens van de auteurs kun je vinden op het voorblad van de papers.

Vragen over papers

Moet het paper voldoen aan een bepaalde opmaak?
Ja, het paper moet voldoen aan de CVS-opmaak. Op de website vind je de richtlijnen, het template en een voorbeeldpaper. Papers die hier niet aan voldoen dienen aangepast te worden.

Ik ben op zoek naar oude papers. Waar kan ik die vinden?
In de CVS-paperdatabase (www.cvs-congres.nl/cvs/page/4/bibliotheek) zijn vrijwel alle papers vanaf 2002 te vinden. Mocht je op zoek zijn naar een specifiek paper van voor 2002, dan kun je contact opnemen met het bestuur (via info{AT}cvs-congres.nl); wie weet kunnen we nog iets voor je doen.

Vragen over de prijzen

Moet ik me ergens aanmelden om in aanmerking te komen voor een van de prijzen?
Ingediende papers dingen automatisch mee naar een van de prijzen, mits het paper voldoet aan de voorwaarden voor de betreffende prijs. Voor de Jongerenprijs geldt dat alle auteurs van het paper maximaal 27 jaar zijn (peildatum 1 januari van het jaar van het betreffende CVS). Voor de CVS-prijs zijn alleen de papers uitgesloten waarvan een of meerdere bestuurs- en/of juryleden auteur zijn. Zie voor verdere informatie over de prijzen elders op de CVS-website.


Voetnoot: De beantwoording van een deel van de bovenstaande vragen is gebaseerd op de algemene voorwaarden van het CVS en de reglementen van de prijzen. Bij een verschil tussen deze antwoorden en de algemene voorwaarden of de reglementen, zijn de voorwaarden en reglementen leidend.